Khi cần thiết kế hoặc mua sắm dựa trên hồ sơ quá khứ, quá trình tốn thời gian dựa vào trí nhớ để tìm kiếm bản vẽ đã đáng kể cản trở hiệu quả của các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Các bản vẽ tương tự trong quá khứ giờ đây có thể được truy xuất ngay lập tức, dẫn đến việc giảm đáng kể thời gian hoạt động. Có một cơ hội hứa hẹn để tận dụng dữ liệu bản vẽ như một công cụ giao tiếp chung.
Sugino Machine là nhà sản xuất máy móc công nghiệp chuyên phát triển, thiết kế, sản xuất và bán các thiết bị và công nghệ như thiết bị cắt nước siêu cao áp, máy rửa linh kiện và trung tâm gia công nhỏ gọn. Trong hơn 80 năm, kế thừa tinh thần sáng lập “suy nghĩ, sáng tạo và tự mình phục vụ”, công ty đã tích lũy các phát triển công nghệ, triển khai “siêu công nghệ” trong sáu lĩnh vực: cắt, cạo, rửa, đánh bóng, nghiền và hòa tan . Nó đã góp phần vào sự phát triển của các ngành công nghiệp khác nhau trên toàn thế giới và được đánh giá cao.
Tại Sugino Machine, nhu cầu thường xuyên tùy chỉnh các sản phẩm tiêu chuẩn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong quá trình thiết kế, chúng tôi đã nỗ lực tìm kiếm và sử dụng các bản vẽ trước đây của các bộ phận có hình dạng giống hoặc tương tự nhau càng nhiều càng tốt. Việc tạo bản vẽ mới không chỉ làm tăng thời gian thiết kế mà còn dẫn đến việc phát sinh thêm công việc ở các bộ phận khác, chẳng hạn như đăng ký bản vẽ và xem xét phương pháp xử lý, từ đó làm tăng chi phí. Ngay cả đối với các dự án phát triển mới, nếu đã có sẵn bản vẽ, chúng sẽ được sử dụng nguyên trạng; nếu có những cái tương tự, chúng sẽ được tham khảo để thiết kế. Ngoài ra, đối với bộ phận mua hàng,việc mua hàng với số lượng, giá cả và thời gian tối ưu là cần thiết, vì vậy công việc tiến triển bằng cách tìm kiếm dữ liệu bản vẽ trong quá khứ và kiểm tra hiệu suất mua hàng.
Tuy nhiên, vì các bản vẽ được quản lý bằng dữ liệu PDF hoặc trên giấy nên phương pháp duy nhất để tìm thấy chúng dựa vào trí nhớ của những người liên quan hoặc đoán dựa trên tên bản vẽ, khiến việc tìm kiếm các hoạt động trước đây tốn nhiều thời gian. Mặc dù đã triển khai hệ thống quản lý bản vẽ, nhưng nó chỉ quản lý việc kiểm soát phiên bản của bản vẽ và mối quan hệ giữa các chi tiết trong bản vẽ được gắn với những chi tiết nào khác. Không thể tìm kiếm các bộ phận có hình dạng tương tự hoặc tìm kiếm bằng văn bản được viết trong bản vẽ, gây khó khăn cho việc tìm kiếm các bản vẽ tương tự trước đây. Thời gian phân bổ cho các nhiệm vụ cốt lõi đã giảm do phải dành thời gian tìm kiếm bản vẽ.
Sugino Machine, đang đối mặt với những thách thức với khả năng tìm kiếm dữ liệu bản vẽ thấp, đã phát hiện ra sự tồn tại của dịch vụ đám mây sử dụng dữ liệu bản vẽ “CADDi Drawer” như một giải pháp. Với việc triển khai nó, việc đăng ký hàng chục đến hàng trăm nghìn bản vẽ trước đây sẽ cho phép hiển thị kết quả tìm kiếm theo từ khóa, số chi tiết hoặc hình ảnh trong khoảng 2 giây. Sự cải thiện về tốc độ tìm kiếm bản vẽ và giảm giờ làm việc đã làm cho nó trở nên như một giải pháp lý tưởng, thúc đẩy việc bắt đầu xem xét và quyết định triển khai cuối cùng.
Ông Noda từ Bộ Phận Thiết Bị Chính Xác nói về quá trình áp dụng:
“Quyết định áp dụng và bắt đầu hoạt động đều diễn ra nhanh chóng. Sự hỗ trợ nhanh chóng từ nhóm Customer Success thật tuyệt vời. Họ thường xuyên đến thăm chúng tôi, thực hiện các cuộc phỏng vấn và cung cấp các bài giảng. Họ rất sáng tạo trong cách dạy chúng tôi sử dụng nó một cách nhanh chóng.” trả lời bất cứ khi nào chúng tôi có thắc mắc. Khi chúng tôi đưa ra yêu cầu về cách chúng tôi muốn điều gì đó diễn ra, họ sẽ hoàn thành yêu cầu đó trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Bắt đầu điều gì đó mới luôn là phần khó khăn nhất về việc làm cho nó thấm nhuần qua tổ chức. Việc phản hồi nhanh chóng này là một yếu tố quan trọng trong quyết định triển khai của chúng tôi.”
Ba tuần sau khi triển khai và bắt đầu vận hành, Sugino Machine đã hoàn tất việc đăng ký hàng chục nghìn bản vẽ, cho phép tìm kiếm và xem ngay các bản vẽ tương tự. Độ chính xác của việc tìm kiếm bản vẽ cũng được cải thiện bằng cách sử dụng các chức năng tìm kiếm với nhiều điều kiện. Đã có trường hợp được báo cáo là số giờ công giảm khoảng 50% so với trước khi triển khai.
Ông Oue đến từ Ban Thiết bị Chính xác phát biểu về hiệu quả và mong đợi sau khi triển khai:
“Điều quan trọng nhất để thiết lập một hệ thống là đạt được sự hiểu biết. Mặc dù nó khác nhau nhưng mọi người có xu hướng duy trì hiện trạng và sẽ chống lại bất kỳ hệ thống nào, dù tuyệt vời đến đâu, nếu nó bị ép buộc. Trong tương lai, cho dù đó là về mặt thời gian hoặc chi phí, những hiệu quả rõ ràng sẽ xuất hiện. Tất nhiên, các chiến dịch nâng cao nhận thức là cần thiết, nhưng nếu một bộ phận gần đây hoạt động tốt nhờ CADDi Drawer thì điều đó đương nhiên sẽ dẫn đến việc khuyến khích sử dụng nó.Điều này cũng đúng với bộ phận mua hàng, nhưng điều thường xảy ra là các nhà thiết kế không nhận ra họ đang dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ khác ngoài thiết kế. Với CADDi Drawer, họ có thể thấy rằng họ hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn bình thường và có thêm thời gian cho các hoạt động khác. Đó là sự thoát khỏi vòng luẩn quẩn ‘vẽ một cái mới nhanh hơn là tìm kiếm một bản vẽ hiện có’. Chúng tôi hy vọng điều này sẽ dẫn đến sự phát triển trong công nghệ mới hoặc các lĩnh vực khác”.
Sugino Machine hình dung ra việc sử dụng nhiều hơn nữa CADDi Drawer, trước tiên bằng cách mở rộng và củng cố việc sử dụng nó trong các bộ phận được áp dụng ban đầu và cuối cùng xem xét mở rộng ứng dụng của nó trên nhiều bộ phận hơn. Bằng cách đó, họ hy vọng biến các bản vẽ thành một công cụ giao tiếp chung để chia sẻ thông tin giữa các phòng ban.
“Với sự đa dạng của sản phẩm, số lượng bộ phận thiết kế cũng tăng lên tương ứng. Tuy nhiên, việc chia sẻ bản vẽ giữa các bộ phận chưa đạt được đầy đủ. Mặt khác, chỉ có một bộ phận mua sắm. Bản vẽ đến từ các bộ phận khác nhau, và thường xuyên có những mục tương tự. Nếu chúng tôi có thể dễ dàng tìm kiếm các bản vẽ tương tự và xem hiệu suất trong quá khứ, chúng tôi có thể nhận ra nguồn cung cấp nào là rẻ nhất.Chúng tôi kỳ vọng CADDi Drawer sẽ giúp thực hiện những nhận biết như vậy. Chúng tôi cũng đang xem xét biến bản vẽ thành công cụ giao tiếp chung để thúc đẩy kết nối xuyên tổ chức. Vì việc xem bản vẽ là có thể thông qua việc giới thiệu CADDi Drawer, chúng tôi hy vọng điều này sẽ dẫn đến đổi mới.”
Sugino Machine hướng tới mục tiêu không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động với CADDi Drawer mà còn biến dữ liệu bản vẽ thành tài sản để thay đổi, tiếp tục đóng góp vào sự phát triển của nhiều ngành công nghiệp khác nhau trên thế giới.
