Khó khăn trong việc tìm kiếm các đơn đặt hàng tương tự
Punch Industry Co., Ltd. là công ty sản xuất và kinh doanh các bộ phận khuôn mẫu như chốt đột, chốt khuôn và chốt đẩy trong gần nửa thế kỷ qua. Với nhiều cơ sở sản xuất và kinh doanh tại Nhật Bản và nước ngoài, công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Punch Industry là nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực linh kiện khuôn mẫu cả trong và ngoài nước và gần đây đã mở rộng sang lĩnh vực tự động hóa nhà máy (FA), nỗ lực xây dựng mạng lưới toàn cầu mạnh mẽ hơn.
Punch Industry từng phải đối mặt với những bất cập trong quy trình làm việc. Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, họ cần kiểm tra xem đã từng có đơn đặt hàng tương tự nào trước đó chưa. Quá trình này yêu cầu tìm kiếm và so sánh các bản vẽ của các đơn đặt hàng cũ được lưu trữ trong hệ thống của công ty.
Để tìm kiếm, nhân viên sử dụng hệ thống bán hàng có chứa thông tin đơn hàng. Họ thu hẹp kết quả tìm kiếm bằng cách nhập tên sản phẩm hoặc số bản vẽ. Với các đơn đặt hàng lặp lại, nếu tên sản phẩm hoặc số bản vẽ được biết, nhân viên có thể sử dụng thông tin này để tìm kiếm. Tuy nhiên, đối với các bản vẽ tương tự, việc tìm kiếm hoàn toàn dựa vào trí nhớ cá nhân. Điều này có nghĩa là nếu không nhớ ra, họ có thể không tìm kiếm. Ngay cả khi tìm kiếm, họ vẫn phải mở từng tệp bản vẽ và so sánh với bản vẽ của đơn hàng, dẫn đến mất nhiều thời gian.
Với nhân viên kỳ cựu, quá trình tìm kiếm có thể hoàn thành trong khoảng 5 phút, nhưng đối với nhân viên mới, việc này có thể mất hơn 10 phút. Với khoảng 20 lần tìm kiếm mỗi ngày, thời gian bị lãng phí là rất lớn.
Tương tự, tại phòng kiểm tra, nhân viên cần tìm kiếm các bản vẽ cũ để xác nhận xem các chương trình kiểm tra có thể tái sử dụng được hay không. Ngay cả đối với các đơn đặt hàng lặp lại, chương trình kiểm tra cũng không thể tái sử dụng nếu không khớp hoàn toàn với các đơn hàng trước đó. Quá trình tìm kiếm bản vẽ yêu cầu nhập số lệnh sản xuất lặp lại do hệ thống quản lý quy trình cấp và tìm kiếm tệp bản vẽ tương ứng, tốn khoảng 5 phút mỗi lần tìm kiếm.
Do khối lượng lớn các đơn hàng lặp lại, thời gian tìm kiếm bản vẽ chiếm một phần đáng kể trong giờ làm việc của nhân viên. Hơn nữa, việc tìm các bản vẽ tương tự thường dựa trên trí nhớ cá nhân. Kết quả là, việc xác định rằng “không có bản vẽ tương tự” phụ thuộc vào sự đánh giá của từng người, điều này gây khó khăn cho việc thiết lập tiêu chuẩn chung.
Chuyển sang CADDi Drawer để thay thế hệ thống tìm kiếm bản vẽ cũ
Punch Industry đã tìm kiếm một giải pháp cho phép tìm kiếm các bản vẽ tương tự trong nhiều năm. Họ đã giới thiệu một hệ thống tìm kiếm bản vẽ từ một nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, khi số lượng bản vẽ tăng lên, thời gian tìm kiếm dài hơn và độ chính xác của kết quả tìm kiếm không đáp ứng được kỳ vọng. Khi tìm kiếm các hệ thống khác bằng các từ khóa như “OCR” và “tìm kiếm bản vẽ”, họ đã phát hiện ra CADDi Drawer — một dịch vụ đám mây sử dụng dữ liệu bản vẽ. Fumio Tsuruma, Giám đốc Điều hành phụ trách Chiến lược Quản lý và Chuyển đổi Số (DX), đã quyết định triển khai CADDi Drawer.
“Hệ thống trước đây mất nhiều thời gian để trả kết quả tìm kiếm, nhưng CADDi Drawer thì khác. Nó trả kết quả rất nhanh. Với công nghệ OCR, bạn có thể tìm kiếm theo từ khóa. Tôi nghĩ điều này có thể hỗ trợ quá trình nhập đơn hàng. Ngoài ra, CADDi còn cam kết phát triển hệ thống liên tục, vì vậy chúng tôi tin tưởng và quyết định chuyển sang CADDi Drawer.” — Fumio Tsuruma
Với sự ra mắt của CADDi Drawer, các vấn đề tại Punch Industry đã được giải quyết.
Trước đây, việc tìm kiếm dựa vào tên sản phẩm và số bản vẽ, nhưng giờ đây họ có thể tìm kiếm các bản vẽ tương tự bằng cách quét bản vẽ hoặc tìm kiếm bằng từ khóa. Thời gian tìm kiếm bản vẽ tại bộ phận bán hàng đã giảm từ 5 phút với nhân viên kỳ cựu xuống còn khoảng 1 phút. Đối với nhân viên mới, thời gian giảm từ 10 phút xuống còn 1 phút.
Phòng kiểm tra giờ đây có thể tìm kiếm bằng số bản vẽ hoặc từ khóa, giảm thời gian tìm kiếm từ 5 phút xuống còn 1 phút, tương đương với việc rút ngắn thời gian gấp 5 lần.
Sự phụ thuộc vào khả năng ghi nhớ bản vẽ của từng cá nhân được cải thiện đáng kể.
Mở rộng phạm vi sử dụng trên toàn công ty với số lượng tài khoản tăng gấp 10 lần
Tại Punch Industry, sau khi bắt đầu sử dụng CADDi Drawer, khối lượng dữ liệu dần tăng lên, thúc đẩy việc mở rộng ứng dụng. Số lượng người dùng tại phòng kinh doanh đã tăng từ khoảng hơn chục người lên hơn 100 người. Hiện tại, toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh đều sử dụng hệ thống này.
“Nhiều dữ liệu khác nhau được liên kết với các số quản lý và lưu trong hệ thống bán hàng. Trước đây, khi cần tìm một bản vẽ, chúng tôi phải thu hẹp kết quả trong hệ thống bán hàng, sau đó tìm số quản lý trước đó. Tiếp đó, chúng tôi mới tìm được bản vẽ dựa trên số quản lý đó và so sánh với bản vẽ mới. Giờ đây, với CADDi Drawer, chỉ cần tải bản vẽ lên, tất cả được xử lý một cách tự động. Việc tìm kiếm bản vẽ đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Giao diện người dùng (UI) cũng được cập nhật và dễ sử dụng hơn. Tốc độ phát triển hệ thống của CADDi để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của chúng tôi thực sự ấn tượng.” — Takayuki Hayana và Takakazu Tsuzuki
