Khó khăn trong việc tìm kiếm bản vẽ và xác nhận khi không ở văn phòng
Thành lập từ năm 1966, Izumi Techno là nhà sản xuất chuyên về công nghệ anodizing – phương pháp xử lý bề mặt nhôm nhằm tăng độ bền. Công ty phục vụ khách hàng trong nhiều lĩnh vực như máy móc chính xác, thiết bị bán dẫn, ô tô và thiết bị y tế, đồng thời duy trì uy tín cao trên thị trường. Với tư duy công nghệ là trọng tâm, Izumi Techno đã phát triển các công nghệ xử lý bề mặt độc quyền, dẫn đầu ngành và được nhiều nhà sản xuất chỉ định là nhà máy đạt chuẩn.
Tại Izumi Techno, bộ phận Quản lý bán hàng phụ trách việc tạo báo giá. Quản lý bán hàng được chia thành hai phần: nhân viên bên ngoài trực tiếp gặp khách hàng và nhân viên nội bộ thực hiện việc lập báo giá dựa trên thông tin từ nhân viên bên ngoài. Trung bình, mỗi ngày có khoảng 100 báo giá được tạo ra và chỉ có một vài nhân viên xử lý toàn bộ.
 |
Khi tạo báo giá, họ tìm kiếm các bản vẽ tương tự từ các dự án trước và tham khảo giá tại thời điểm đó. Các bản vẽ được số hóa và phân loại trong các thư mục riêng biệt. Để tìm một bản vẽ, họ mở các thư mục và tìm kiếm từng tệp, nhưng không có công cụ chỉ báo các trường hợp tương tự đã đặt hàng trước đó. Phương pháp tìm kiếm chủ yếu dựa vào trí nhớ của nhân viên hoặc lọc theo tên bản vẽ hoặc khoảng thời gian cụ thể, sau đó kiểm tra từng tệp một. Quá trình này mất ít nhất 10 phút, gây lãng phí thời gian và kém hiệu quả. |
Izumi Techno đã sử dụng nhiều phần mềm để tối ưu hóa vận hành. Mặc dù công ty đã tự phát triển hệ thống quản lý bản vẽ riêng, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý và truy xuất bản vẽ, dẫn đến việc liên tục tìm kiếm các công cụ tốt hơn.
Tại một triển lãm, ông Koh, Giám đốc Trụ sở Quản lý Kinh doanh, đã nhìn thấy bản demo của CADDi Drawer, một dịch vụ quản lý dữ liệu bản vẽ trên nền tảng đám mây. Sau khi chứng kiến các tính năng và nhận được lời giải thích, ông nhận ra rằng công cụ này có thể giải quyết các vấn đề hiện tại của công ty.
“Tôi cảm thấy rằng việc tải lên các bản vẽ và dữ liệu liên quan sẽ dễ dàng. Đặc biệt, khả năng tìm kiếm các bản vẽ tương tự là vô cùng hữu ích.” — Ông Koh, Giám đốc Trụ sở Quản lý Kinh doanh
“Với một số hệ thống khác, bạn cần thực hiện nhiều tác vụ để liên kết thông tin. Với CADDi Drawer, quá trình liên kết rất mượt mà.”
“Thành thật mà nói, đây là lần đầu tiên tôi quyết định triển khai một hệ thống mà không do dự quá nhiều.”
Sau khi triển khai, quy trình quản lý bán hàng tại Izumi Techno đã có những thay đổi đáng kể. CADDi Drawer cho phép tìm kiếm bản vẽ theo từ khóa, số chi tiết hoặc hình ảnh, với kết quả hiển thị chỉ trong vòng 1-2 giây.
“Trước đây, chỉ việc truy cập máy chủ nội bộ để tìm bản vẽ đã mất 5-10 phút. Quá trình tìm kiếm bản vẽ cũng mất thêm 5-10 phút nữa. Giờ đây, chỉ cần 1-2 phút để hoàn tất việc tìm kiếm.”
“Nhờ khả năng tìm kiếm bản vẽ tương tự, thời gian cần thiết để tạo báo giá đã giảm đáng kể. Điều này cũng giúp giảm giờ làm thêm. Một thay đổi lớn khác là giờ đây chúng tôi có thể dễ dàng xem bản vẽ ngay cả khi ở bên ngoài văn phòng nhờ vào hệ thống đám mây.”
“Chúng tôi có thể sử dụng hệ thống mà không gặp bất kỳ căng thẳng nào. Họ cũng đáp ứng các yêu cầu của chúng tôi một cách chân thành và nhanh chóng, điều này vô cùng hữu ích.”
“Với một số hệ thống, khi bạn đăng ký một thông tin, bạn phải thực hiện nhiều tác vụ để liên kết nó. Với CADDi Drawer, quá trình liên kết diễn ra rất mượt mà.”
“Thành thật mà nói, đây là lần đầu tiên tôi quyết định triển khai một hệ thống mà không do dự nhiều.”
Ông Koh đã ngay lập tức quyết định triển khai CADDi Drawer và bắt đầu sử dụng nó trong quản lý bán hàng. Ông mô tả những tác động sau khi triển khai như sau:
“Trước đây, chỉ để truy cập máy chủ nơi lưu trữ bản vẽ cũng đã mất 5-10 phút. Sau đó, việc tìm kiếm bản vẽ lại tốn thêm 5-10 phút nữa. Giờ đây, chúng tôi có thể tìm thấy chúng chỉ trong 1-2 phút.”
“Bằng cách tìm kiếm các bản vẽ tương tự, thời gian cần thiết để tạo báo giá đã giảm đáng kể. Kết quả là giờ làm thêm cũng giảm. Một thay đổi khác là giờ đây bản vẽ có thể dễ dàng xem được bên ngoài văn phòng nhờ vào hệ thống lưu trữ trên đám mây. Mặc dù ban đầu có một số bất ổn trong quá trình triển khai, nhưng bất cứ khi nào chúng tôi gặp vấn đề, chúng tôi đều nhận được hỗ trợ kịp thời. Nhờ đó, chúng tôi có thể sử dụng hệ thống một cách trơn tru mà không gặp căng thẳng nào. Họ cũng lắng nghe và đáp ứng chân thành các yêu cầu của chúng tôi, điều này thực sự rất hữu ích.”
Bằng cách triển khai CADDi Drawer, Izumi Techno đã chuyển đổi quy trình quản lý bán hàng và đạt được những kết quả đáng kể.
Tối ưu hóa việc sử dụng CADDi Drawer và mở rộng cho các đối tác kinh doanh
Trong tương lai, Izumi Techno có kế hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình vẫn đang được xử lý theo phương pháp thủ công và đang xem xét việc sử dụng CADDi Drawer trong các bộ phận khác.
Thúc đẩy đổi mới bằng việc chuyển đổi bản vẽ thành công cụ giao tiếp chung với CADDi Drawer
Sugino Machine cũng đang xem xét việc mở rộng phạm vi sử dụng CADDi Drawer. Đầu tiên, họ có kế hoạch củng cố và mở rộng việc sử dụng trong các bộ phận đã triển khai ban đầu, sau đó cân nhắc mở rộng sang các bộ phận khác. Thông qua đó, họ hy vọng có thể sử dụng bản vẽ như một công cụ giao tiếp chung và thúc đẩy việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.
“Khi có nhiều loại sản phẩm, số lượng bộ phận thiết kế cũng tăng lên. Tuy nhiên, chúng tôi chưa thực sự đạt đến mức độ chia sẻ bản vẽ giữa các bộ phận. Mặt khác, bộ phận thu mua chỉ có một. Bản vẽ đến từ nhiều bộ phận khác nhau và có thể có những bản vẽ tương tự. Nếu chúng tôi có thể dễ dàng tìm kiếm các bản vẽ tương tự và xem các dữ liệu trước đây, chúng tôi có thể xác định được phương án tối ưu về chi phí. Tôi kỳ vọng CADDi Drawer sẽ giúp chúng tôi nhận ra điều này.”
