Nhóm giảm chi phí giải quyết thách thức trong thiết kế, thu mua, sản xuất và lập kế hoạch chi phí
Kể từ khi bắt đầu sản xuất vào năm 1906, Công ty TNHH Sản xuất Xe lửa Kawasaki luôn đi đầu về công nghệ, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hệ thống giao thông đường sắt. Với năng lực kỹ thuật vượt trội, chất lượng sản phẩm cao và công suất sản xuất mạnh mẽ, công ty đã sản xuất nhiều toa tàu mang tính biểu tượng, góp phần vào quá trình hiện đại hóa các phương tiện đường sắt. Bên cạnh các hoạt động trong nước, xe lửa của Kawasaki còn phục vụ hệ thống giao thông đô thị tại các thành phố lớn ở Bắc Mỹ và châu Á, nổi bật là New York và Washington, D.C., Hoa Kỳ. Là một nhà sản xuất xe lửa hàng đầu, Kawasaki áp dụng phương pháp sản xuất theo đơn đặt hàng (Made-to-Order), trong đó các thiết kế xe lửa được tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu của từng công ty đường sắt. Phương pháp này mang lại sự linh hoạt trong sản xuất, nhưng đồng thời làm tăng khối lượng các chi tiết cần quản lý, gây khó khăn trong việc tối ưu hóa hiệu suất sản xuất. Do đó, công ty đã xác định ba vấn đề quản lý cốt lõi cần giải quyết: tối ưu hóa thu mua, tiêu chuẩn hóa thiết kế và giảm chi phí. Để giải quyết các vấn đề này, Phòng DTC (Design to Cost) đã được thành lập trong Trụ sở Kỹ thuật.
Theo ông Naoki, thành viên của Phòng DTC, “Như tên gọi, nhiệm vụ của phòng chúng tôi là giảm chi phí ngay từ giai đoạn thiết kế. Chúng tôi được thành lập như một lực lượng đặc nhiệm (task force) để giải quyết các vấn đề liên quan đến thiết kế, thu mua, sản xuất và lập kế hoạch chi phí thông qua phương pháp VE/VA (Phân tích Giá trị/Phân tích Gia tăng Giá trị).” Phòng DTC quy tụ các chuyên gia từ nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm thiết kế, lập kế hoạch chi phí, thu mua nguyên vật liệu và sản xuất. Đội ngũ này cùng nhau xây dựng các chiến lược giá và triển khai các hoạt động quản lý chi phí, đảm bảo rằng chi phí được tối ưu hóa ở mọi giai đoạn từ thiết kế đến thu mua và sản xuất.
Ông Masa, người phụ trách tối ưu hóa việc thu mua linh kiện, chia sẻ rằng mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty yêu cầu thành lập các đội dự án riêng biệt cho từng khách hàng. Các đội này có nhiệm vụ thiết kế sản phẩm dựa trên thông số kỹ thuật của từng khách hàng, đồng thời tạo ra bản vẽ lắp ráp và bản vẽ chi tiết cho các linh kiện cần thiết trong dự án. “Trong quá trình thiết kế chi tiết, các nhà thiết kế đôi khi tham khảo các bản vẽ tương tự từ những dự án trước đó,” ông Masa cho biết. Việc sử dụng lại các bản vẽ đã có không chỉ giúp rút ngắn thời gian thiết kế, mà còn góp phần vào quá trình tiêu chuẩn hóa thiết kế, từ đó tối ưu hóa hoạt động sản xuất và giảm chi phí.
“Tuy nhiên, hệ thống quản lý hiện tại của chúng tôi chưa được thiết kế để linh hoạt truy xuất thông tin hoặc giá bản vẽ trong lịch sử. Điều này cản trở việc đưa ra quyết định tối ưu về việc tái sử dụng bản vẽ trong công việc thiết kế, dẫn đến phát sinh nhiều chi phí liên quan.” |
![]() |
“Rào cản trong tối ưu chi phí: ‘Không thể tìm thấy bản vẽ cần thiết’
Khi tìm kiếm giải pháp đột phá, công ty đã nhận được đề xuất từ CADDi, một đối tác kinh doanh lâu năm, về việc sử dụng dịch vụ đám mây quản lý dữ liệu bản vẽ – CADDi Drawer. CADDi Drawer có tính năng tự động đọc và phân tích văn bản cũng như hình dạng từ dữ liệu bản vẽ ở các định dạng như PDF, TIFF và nhiều định dạng khác. Bằng cách tải dữ liệu bản vẽ của công ty lên đám mây, người dùng có thể tự do tìm kiếm bằng các từ khóa tiện lợi như phương pháp gia công và vật liệu dựa trên thông tin đã được phân tích.
Ngoài ra, hệ thống cho phép tham chiếu ngay lập tức các bản vẽ có hình dạng tương tự bằng cách sử dụng kho dữ liệu hình dạng. Hơn nữa, việc tải lên các dữ liệu như lịch sử đơn hàng cũng có thể được liên kết trực tiếp với các bản vẽ.
Quá trình triển khai diễn ra vào tháng 8 năm 2022, ngay sau khi dịch vụ được ra mắt. Về yếu tố quyết định cho việc áp dụng hệ thống, ông Naoki giải thích,”
“Chúng tôi từng muốn tìm lại các bản vẽ cũ để làm tài liệu tham khảo để sản xuất các toa xe lửa khác nhau, nhưng không thể tìm thấy chúng. Chúng tôi nhận ra rằng mình cần giải quyết vấn đề này vì nó là một yếu tố quan trọng trong quyết định triển khai hệ thống.”
Trước đây, công ty đã triển khai một hệ thống quản lý dữ liệu bản vẽ. Tuy nhiên, hệ thống này không cho phép tìm kiếm thông tin văn bản trên bản vẽ, buộc chúng tôi phải kiểm tra từng bản vẽ một cách thủ công. Hơn nữa, các từ khóa dùng để tìm kiếm bản vẽ trong hệ thống bị giới hạn ở số bộ phận, vì tên tệp dữ liệu được quản lý bằng số bộ phận khác nhau. Trong các dự án ở nước ngoài, số bộ phận thay đổi mỗi khi có chỉnh sửa, khiến việc xác định các bản vẽ trùng lặp và truy xuất về bản gốc trở nên khó khăn.
Tối ưu hóa hoạt động mua hàng thông qua việc sử dụng dữ liệu bản vẽ và đặt hàng
Thách thức lớn nhất phát sinh từ việc không thể tham khảo dữ liệu bản vẽ có sẵn và dữ liệu hiệu suất đặt hàng là chi phí tăng cao trong cả hoạt động thiết kế và mua hàng. Khi nhắc đến những bức vẽ có thể tái sử dụng, các nhà thiết kế, thường đinh ninh “Đã từng có một bức vẽ như thế này ở đâu đó” và phải lục lọi trong trí nhớ của mình. Nếu không thể tìm thấy bản vẽ cần thiết một cách nhanh chóng, một số nhà thiết kế quyết định tạo một bản vẽ mới sẽ nhanh hơn. Kết quả là số lượng bản vẽ mới tăng lên.
Ở bộ phận thu mua, khi người phụ trách đặt hàng sản xuất các bộ phận từ một công ty gia công bên ngoài, rất khó để tiếp cận thông tin ngay cả khi người khác trong công ty đã từng đặt hàng các bộ phận tương tự trước đây. Do đó, hoạt động đặt hàng được thực hiện mỗi lần dựa trên kinh nghiệm và kiến thức cá nhân của người phụ trách, xác định nhà cung cấp và giá đặt hàng. Ông Ashida nhớ lại.
“Ngay cả với những bộ phận đơn giản, vẫn có trường hợp đặt hàng từ các nhà cung cấp chuyên gia công có độ khó cao, dẫn đến giá tăng. Điều này đặc biệt được quan sát thấy ở các nhà máy ở nước ngoài, nơi có tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao ở phí và những hiện tượng như vậy xảy ra thường xuyên hơn so với trong nước.”
Sự ra đời của CADDi Drawer đã cho thấy những dấu hiệu giải quyết được những vấn đề này. Một ví dụ là việc tối ưu hóa hoạt động mua sắm. CADDi Drawer có tính năng tự động liên kết thông tin đơn hàng (như tên công ty và số lượng của nhà cung cấp) với mỗi bản vẽ. Khi đưa ra quyết định đặt hàng bản vẽ mới, có thể tìm ngay các bản vẽ tương tự từ dữ liệu bản vẽ tích lũy của công ty và tham khảo số lượng, nhà cung cấp. Ngoài ra, việc nắm bắt độ khó của các bức vẽ trở nên dễ dàng hơn mà không cần phải đọc từng bức vẽ một. Nhờ đó, công ty đã có thể lập danh sách các nhà cung cấp có khả năng xử lý khó khăn trong gia công và đặt hàng với nhà cung cấp tối ưu cho từng dự án linh kiện.
Cuối cùng, khi được hỏi về kế hoạch sử dụng trong tương lai của bộ phận, câu trả lời là: “Chúng tôi muốn sử dụng nó không chỉ để lựa chọn nhà cung cấp và giảm chi phí mà còn để tiêu chuẩn hóa trong các giai đoạn thiết kế trước đó. Nó đã được áp dụng cho một số dự án ở nước ngoài.” ở giai đoạn này và chúng tôi có kế hoạch mở rộng phạm vi ứng dụng trong tương lai”, chia sẻ tầm nhìn để cải thiện hơn nữa các hoạt động thiết kế và mua hàng.